Petak je, pred kraj radnog vremena. Kolega kasni s izvještajem, a ti znaš kako se sređuje ta tabela. Kažeš: „Pošalji, završit ću ovaj put.“ Pomogneš, on zahvali i dan se nekako privede kraju.
Sedmicu poslije otvaraš poruku. Nova tabela već je kod tebe. Nema pitanja možeš li, samo kratko: „Evo podataka za danas.“
Ovo je ilustrativna situacija, ali problem je sasvim konkretan: ti si prošli petak prihvatio jednu uslugu. Ovaj petak izgleda kao da si dobio redovno zaduženje.
Možda si spreman pomoći i danas. Ipak, želiš da te neko pita, a ne da svoj raspored svaki put sklapaš oko dogovora koji zapravo niste napravili.
Prije zaključka, provjeri dogovor
Lako je u tom trenutku pomisliti: „Znao sam. Sad će sve prebaciti na mene.“ Ipak, jedna poruka ne govori dovoljno o nečijoj namjeri.
Možda kolega misli da ste se dogovorili za svaki petak. Možda nije razmislio koliko ti vremena treba. Moguće je i da je svjestan da očekuje previše. Ne moraš prvo riješiti tu zagonetku da bi rekao šta možeš preuzeti.
Pogledaj šta je zaista bilo rečeno. Jesi li spomenuo „ovaj put“? Je li druga osoba tražila redovnu pomoć? Ako dogovor nije bio jasan, možeš priznati i svoj dio: „Nisam to dovoljno jasno rekao prošli put.“
Takva rečenica ostavlja prostor da se nesporazum ispravi, bez preuzimanja obaveze koju nisi prihvatio.
Reci šta si prihvatio, a šta nisi
Za početak je dovoljno:
„Prošli put sam uskočio. Nisam računao da ovo preuzimam svake sedmice.“
Zatim dodaj ono što stvarno vrijedi danas. Recimo: „Danas ti mogu pokazati postupak, ali ne mogu završiti cijeli izvještaj.“
Ili: „Ove sedmice ne stižem. Treba nam drugi dogovor za petak.“
Izaberi odgovor koji odgovara tvojoj situaciji. Nemoj nuditi obuku, novi termin ili polovinu posla samo da bi odbijanje zvučalo ljepše. I dodatna pomoć uzima vrijeme. Ponudi je ako je zaista želiš i možeš pružiti.
Ton može ostati običan, bez optužbe i dugog uvoda. Cilj razgovora je utvrditi ko će uraditi posao, a ne presuditi ko je bolja osoba.
Ako pomoć treba redovno, dogovor neka bude konkretan
„Hajde da se bolje organizujemo“ zvuči dobro, ali se iz toga još ne vidi čija je tabela sljedećeg petka.
Korisnije je dogovoriti šta tačno radiš, koliko često i šta ostaje obaveza druge osobe. Na primjer:
„Mogu pregledati gotov izvještaj petkom do dvanaest. Podatke unosiš ti. Ako pregled potraje duže od pola sata, moramo ponovo vidjeti kako ćemo ovo organizovati.“
To je samo primjer, ne pravilo o tome koliko vremena trebaš odvojiti. Važno je da oboje znate šta znači „pomoći“.
Na poslu možda ne odlučujete samo ti i kolega. Ako je zadatak dio tvog zaduženja ili dolazi od nadređenog, razgovor treba obuhvatiti postojeće prioritete i rokove. „Šta od trenutnih zadataka pomjeramo da bih ovo stigao?“ drugačije je pitanje od „Zašto uvijek ja?“
Ako ste se dogovorili usput, pošalji kratku potvrdu: „Da provjerim jesmo li se razumjeli: ti pripremaš, ja pregledam.“ Tako se sljedeći put možete vratiti na nešto konkretnije od sjećanja.
U porodici je ponekad teže izgovoriti isto
Odvezao si rođaka na pregled. Poslije nekoliko sedmica saznaš da je zakazao novi termin, računajući da ga opet voziš.
Možeš mu biti blizak i svejedno trebati raniji dogovor: „Prošli put sam mogao. Za sljedeći termin me prvo pitaj da provjerim obaveze.“
Ako se radi o redovnoj brizi za nekoga, jedan ovakav razgovor možda nije dovoljan. Treba vidjeti ko još može učestvovati, šta je neophodno i kako će se pomoć rasporediti. Osobu koja zavisi od podrške ne treba ostaviti bez nužne pomoći zato što dogovor nije bio dobar.
S prijateljem može biti jednostavnije. Pomogao si mu preseliti nekoliko stvari, a sada se svaka nova kupovina završava porukom tebi. Umjesto sabiranja svih ranijih usluga, možeš govoriti o sljedećoj: „Ne mogu ovaj put voziti. Za ubuduće nemoj računati na mene prije nego što se čujemo.“
A ako mu to ne bude drago?
Moguće je da će se iznenaditi, naljutiti ili reći da je mislio da ti nije problem. Moguće je i da će samo odgovoriti: „U redu, nisam znao.“
Dobra formulacija ne može garantovati reakciju. Može, međutim, jasno pokazati šta si spreman preuzeti. Ako čuješ novi podatak, razmotri ga. Možda je situacija hitnija nego što si znao ili si već nešto obećao.
Ako se ništa nije promijenilo, ne moraš smišljati pet novih razloga. Vrati se dogovoru koji nudiš: „Mogu pomoći ovako. Cijeli zadatak ne mogu preuzeti.“
Dogovor vrijedi i s tvoje strane. Ako si pristao da nešto uradiš do četvrtka, uradi to ili se javi na vrijeme kada vidiš da nećeš stići.
Za sljedeći „samo ovaj put“
Izaberi jednu uslugu koja ti se ponavlja. Zapiši šta možeš ponuditi i šta više ne želiš da ostane neizgovoreno. Onda o tome razgovaraj prije nego što stigne sljedeći zadatak.
Možeš pomoći i reći dokle možeš. Nema potrebe da svaka usluga završi odustajanjem od svog dana.
Šta se kod tebe počelo podrazumijevati, a nikada zapravo nije bilo dogovoreno?